Pengertian Tamu Kantor dan Cara Menerima Tamu

    Di lingkungan kerja, pegawai kantor dapat dikatakan sebagai tuan rumah. Baik itu pegawai dengan jabatan biasa maupun jabatan yang tinggi. Oleh sebab itu, semua pegawai perlu mengetahui sopan santun kepada tamu yang berkunjung ke kantor. Semua pegawai di kantor bisa menjadi tuan rumah yang menyenangkan dengan cara menerima tamu yang baik dan benar.

    Pengertian tamu kantor

    Tamu kantor adalah orang atau sekelompok orang yang datang ke kantor perusahaan untuk kepentingan tertentu. Jika di kantor perusahaan besar, biasanya mereka memiliki bagian khusus yang mengurusi penerimaan tamu, yakni resepsionis. Resepsionis memiliki pekerjaan untuk mengatur penerimaan tamu yang hendak berurusan dengan pegawai dan pejabat kantor.

    Cara menerima tamu di kantor

    Beberapa catatan penting untuk cara menerima tamu di kantor yang perlu diperhatikan.

    a. Jika memiliki perjanjian, maka harus tepat waktu. Namun jika sedang memiliki pekerjaan di luar kantor, maka harus menginformasikan dan meminta maaf jika datang terlambat.

    b. Jika tamu masuk, sebaiknya berdiri dan menyambutnya dengan ramah.

    c. Berikan salam dan sapaan yang sopan ke tamu.

    Selain beberapa catatan di atas, ruang tamu juga perlu diperhatikan. Tata ruang tamu sebaiknya diperiksa untuk memastikan kenyamanan tamu yang berkunjung ke kantor. Misalnya sebagai berikut.

    a. Ruang tamu harus nyaman, bersih, dan rapi.

    b. Jika perlu, lengkapi ruang tamu dengan perlengkapannya, seperti buku tamu, kartu tamu, majalah atau koran, company profile atau pamflet perusahaan, tempat sampah, dll.

    c. Menunjukkan sikap yang menerima kedatangannya dan memberikan bantuan jika tamu memerlukannya.

    1. Persiapan ketika kedatangan tamu di kantor

    a. Mempersiapkan diri untuk dapat menerima tamu dengan sopan, ramah, tenang, dan percaya diri.

    b. Memperhatikan wajah untuk ramah, dengan sikap menerima kedatangan tamu.

    c. Jika tamu masuk ketika sedang menelepon, beri senyum dan isyarat dengan tangan untuk tamu duduk dulu. Lalu ketika percakapan di telepon selesai, berdiri dan menyambut tamu.

    d. Menyapa tamu dengan salam, semisal seperti “Selamat pagi, ada yang bisa saya bantu?”.

    e. Usahakan untuk tidak berbicara terlalu keras untuk memberi kesan yang sopan.

    f. Jika mengenal tamu yang datang, maka perlu menyapa dengan menyebut namanya biar tamu merasa diperhatikan.

    g. Jika tamu belum memberikan identitasnya, maka tanyakan dengan sopan untuk nama dan dari perusahaan mana. Misalnya “Bolehkah saya tahu nama bapak?” atau “Bolehkah saya tahu Bapak dari perusahaan mana?”.

    2. Tata cara menyambut dan mengantar tamu

    a. Tidak membeda-bedakan tamu, baik dari jabatannya ataupun penampilan. Semisal jangan melihat penampilan tamu dari atas sampai bawah.

    b. Menyambut tamu dengan senyum dan sikap yang ramah.

    c. Ketika mengantarnya ke ruang tamu atau ruang lain, tunjukkan ke arah yang dituju dan dengan telapak tangan ke arah atas dan jari rapat. Hindari menunjuk dengan telunjuk karena terkesan tidak sopan.

    d. Ketika mengatarnya, berjalan rada ke depan dengan posisi sedikit miring. Lalu sesekali menengok ke belakang untuk memperhatikan jalan tamu.

    e. Jika ruang yang dituju memiliki pintu yang perlu dibuka ke arah masuk, maka buka pintu dan masuk dulu, lalu persilakan tamu masuk. Sedangkan jika pintu perlu dibuka ke arah keluar, maka buka pintu lebar dan persilakan tamu untuk masuk dulu.

    f. Tamu yang diterima biasanya dipersilakan untuk masuk dan menunggu di ruang tamu kantor.

    3. Petunjuk ketika berurusan dengan tamu

    a. Mengetahui nama tamu, dari perusahaan mana, dan maksud kedatangannya.

    b. Memberi kesan yang menyenangkan dan menunjukan kesan bahwa menerima kedatangannya.

    c. Menyapa, menghormati, dan memberi bantuan dengan informasi yang tepat.

    d. Mengetahui dengan pasti, apa saja yang boleh dan tidak boleh diberitahukan ke tamu.

    e. Menghubungkan ke bagian yang lebih berhak untuk menangani persoalan yang dimilikinya sesuai dengan kebijakan kantor.

    f. Jika tamu harus menunggu, buat suasana yang menyenangkan.

    g. Berupaya menentukan pilihan tepat sesuai dengan persoalan yang dimiliki tamu, dengan orang yang berwenang dan menguasai persoalannya.

    h. Jika orang yang dikehendaki sedang tidak berada di tempat, maka bisa meminta tamu untuk meninggalkan pesan. Lalu catat pesan tersebut untuk diberitahukan ke orang yang dikehendakinya.