Tata Cara Menerima Telepon yang Benar di Kantor

    Komunikasi menggunakan telepon sudah menjadi aktivitas biasa bagi banyak orang. Namun jika komunikasi ini dilakukan di kantor perusahaan, maka terdapat beberapa prosedur standar yang perlu diikuti. Oleh sebab itu, tata cara menerima telepon yang benar harus dipahami bagi pegawai kantor.

    Tidak terbatas untuk pegawai operator telepon saja, namun biasanya semua yang bekerja di kantor diwajibkan untuk memahami prosedur standar ini. Terutama bagi perusahaan yang ingin menunjukkan kapasitasnya.

    Alasan kenapa diperlukan tata cara menerima telepon ini karena perusahaan perlu menjaga hubungan dengan bermacam-macam pihak. Oleh karena itu, penting untuk menghormati siapapun yang berhubungan dengan perusahaan. Lalu juga ditujukan untuk dapat berkomunikasi efektif.

    Berikut adalah tata cara menerima telepon yang benar di kantor.

    1. Segera angkat telepon

    Ketika telepon berdering, maka harus segera diangkat. Pada umumnya tidak diperkenankan untuk membiarkan telepon berbunyi lebih dari 3 kali, lalu baru diangkat.

    Telepon yang berbunyi terlalu lama bisa mengganggu suasana di kantor. Terutama jika di ruang kerja berdekatan dengan banyak pegawai lainnya, yang mana bisa mengganggu konsentrasi pegawai lain.

    2. Siapkan buku catatan

    Buku catatan dan alat tulis perlu disiapkan untuk mencatat pesan yang penting. Untuk bisa melakukannya dengan efektif dan efisien, bisa menggunakan dua tangan. Misalnya tangan kiri memegang gagang telepon, lalu tangan kanan memegang alat tulis.

    Dengan demikian, ketika kita mendapati pesan yang mungkin sulit untuk diingat atau pesan yang terlalu banyak untuk diingat satu per satu. Maka kita tidak perlu kebingungan mencari buku catatan ketika pembicaraan sedang berlangsung.

    3. Memberikan salam kepada penelepon

    Salam dapat diberikan sesuai dengan waktu, lalu menyebutkan identitas perusahaan tempat kita bekerja.

    Jika penelepon sudah lebih dulu memberikan salam dan menyebutkan identitasnya. Maka tidak cukup hanya menyapa dengan bapak, ibu, atau, saudara. Melainkan dengan sebutan namanya, semisal Bapak Budi.

    Jika penelepon tidak menyebutkan identitasnya, maka kita bisa menanyakannya dengan sopan, misalnya.

    “Maaf, bolehkah saya mengetahui dengan siapa saya berbicara?”

    “Maaf, bolehkah saya mengetahui nama Bapak/Ibu/Saudara?”

    Namun tidak diperkenankan untuk bertanya seperti ketika sedang menggunakan telepon pribadi, semisal “Ini siapa sih?”. Karena tata cara menerima telepon ini juga ditujukan untuk tidak menyinggung perasaan penelepon.

    4. Memulai percakapan

    Jika penelepon ingin berbicara dengan pegawai lain dan pegawai tersebut berada di tempatnya, maka bisa segera menyambungkan ke pesawat teleponnya. Namun jika pegawai tersebut sedang tidak berada di tempatnya atau sedang tidak bisa diganggu, maka bisa segera menginformasikannya.

    Misalnya dengan mengatakan “Maaf, yang bersangkutan … sedang tidak berada di tempat.¬†Apakah Bapak/Ibu ingin meninggalkan pesan untuk dapat saya sampaikan?”

    Jika yang bersangkutan sedang menelepon orang lain. Maka biar tidak terlalu lama menunggu, bisa mengatakan bahwa yang bersangkutan sedang online atau sedang melakukan pembicaraan dengan penelepon lain.

    Namun tidak perlu memberikan jawaban dengan rinci, melainkan dengan informasi yang penting saja. Maksudnya katakan saja yang bersangkutan sedang online, namun tidak perlu memberi tahu dia sedang online atau sedang melakukan percakapan dengan siapa.

    Pada tata cara menerima telepon ini, untuk memulai percakapan hindari menggunakan kata halo. Kata halo biasanya ditujukan untuk menyambung pembicaraan ketika terputus atau mendapati gangguan.

    Misalnya bisa menggunakan pembuka berikut.

    “Selamat pagi, dengan PT … “

    Bisa juga dengan menambahkan nama jika perlu, namun biasa yang paling penting ketika menerima telepon dari luar perusahaan, maka perlu menyebutkan salam dan nama perusahaan.

    Sedangkan jika telepon berasal dari dalam kantor bisa menjawab sebagai berikut.

    “Selamat siang, dengan … di sini.”

    “Pesawat 100, selamat siang.”

    “Ruang administrasi, … di sini.”

    5. Sambungkan segera penelepon dengan yang dicarinya

    Pastikan untuk menyambungkan penelepon ke orang yang dicarinya. Karena jika salah menyambungkan, maka bisa mengecewakan dua orang sekaligus.

    Semisal yang ingin dihubungi adalah Fia bukan Pian, ataupun sebaliknya.

    Nama yang terdengar hampir mirip biasanya bisa berisiko. Oleh sebab itu, sebaiknya pegawai kantor biasanya perlu mempunyai urutan alfabet untuk bisa memudahkan mengeja nama ataupun kata tertentu.

    6. Menciptakan kesan yang sopan

    Semisal ketika penelepon ingin disambungkan ke orang lain, jawab dengan sopan.

    “Dapatkah Bapak/Ibu menunggu sebentar?”

    Sebaiknya hindari ucapan.

    “Bentar yah.”

    Jika penelepon bersedia menunggu untuk disambungkan, maka bisa mengucapkan.

    “Terima kasih atas kesabaran Bapak/Ibu untuk menunggu, sekarang Bapak/Ibu dapat berbicara dengan … “

    Jika yang dicari sedang tidak berada di tempat, maka harus memberikan keterangan ketidakhadiran dengan singkat. Namun berupaya untuk sopan, berhati-hati, dan menyenangkan.

    ” … sedang tidak berada di tempat, dapatkah saya membantu Bapak/Ibu?”

    ” … sedang tidak berada di tempat, dapatkah Bapak/Ibu menelepon kembali nanti?”

    ” … sedang tidak berada di tempat, dapatkah Bapak/Ibu meninggalkan pesan?”

    Di beberapa situasi mungkin kita mendapati situasi yang harus memberikan keterangan yang bukan sebenarnya. Maksudnya ketika orang yang sedang dicari sedang tidak ingin berbicara dengan penelepon untuk alasan tertentu. Ketika demikian, perlu memberi jawaban dengan bijaksana dan berhati-hati.

    Sedangkan jika mendapati penelepon yang salah sambung, bisa mengucapkan.

    “Maaf, Bapak/Ibu salah sambung, di sini PT … dengan nomor … “

    6. Mencatat pesan

    Jika penelepon tidak dapat disambungkan kepada yang dituju, maka perlu.

    a. Mencatat semua pesan yang penting.

    b. Memberikan keterangan dengan jelas.

    c. Menanyakan kepada penelepon atas nama dan nomor teleponnya. Karena mungkin saja orang yang dicarinya ingin menelepon balik.

    d. Menghindari kemungkinan kesalahan penangkapan inti pesan, yakni dapat dengan menyebutkan kembali inti pesan yang terasa kurang jelas.

    7. Menutup percakapan

    Jika semua pembicaraan sudah selesai dengan penelepon, jangan meletakkan gagang telepon begitu saja. Sebaiknya mengucapkan salam penutup. Misalnya selamat pagi, terima kasih.

    Catatan

    Berikut beberapa catatan penting yang perlu diperhatikan sesuai dengan tata cara menerima telepon yang benar di kantor.

    1. Hindari menggunakan bahasa yang tidak formal, terutama jika belum tahu sedang berbicara dengan siapa.

    2. Hindari berbicara dengan orang lain ketika sedang berbicara di telepon.

    3. Hindari makan, minum, mengunyah permen, dll ketika telepon sedang berlangsung.

    4. Hindari terlalu banyak basa-basi yang tidak penting.

    5. Hindari menggunakan nada yang terdengar kasar ataupun merendahkan.

    6. Hindari menggunakan nada yang cenderung menyuruh.

    7. Hindari menggunakan nada yang kesannya malas atau tidak ramah.

    8. Jangan sampai penelepon menunggu terlalu lama tanpa kejelasan.

    9. Jangan sampai salah menyambungkan ke pesawat telepon lain.